Iniziare con le cose semplici: come creare una mailing list per comunicare con i genitori

Entra in Giunti Scuola

Hai dimenticato i dati di accesso?

Non sei ancora registrato?

Entra anche tu a far parte della più grande community di insegnanti italiani sul web!

Perché dovrei registrarmi?

Iniziare con le cose semplici: come creare una mailing list per comunicare con i genitori

Creare una mailing list per mettere in contatto insegnanti e famiglie è facile, semplifica la vita e ci dà un'opportunità di migliorare le nostre competenze di comunicazione in gruppi ristretti e di utilizzare al meglio uno degli strumenti di base più potenti: la posta elettronica.

Mailing list genitori

Come sa ogni insegnante e chiunque abbia figli in età scolare, la classe è un diabolico generatore di messaggi di posta elettronica. Quante email riceviamo quotidianamente da genitori, insegnanti, rappresentanti di classe? Io in un anno ne ho contate quasi cinquecento della classe del mio figlio più piccolo, una prima elementare. I soggetti sono i più vari: chiarimenti sui compiti, riepiloghi spese, orari dei colloqui, compleanni, organizzazione di spettacoli, eventi, mercatini, gite...

È così: una parte importante della comunicazione insegnanti-famiglie passa attraverso la posta elettronica. Si tratta tutto sommato di un fenomeno recente, anche se stiamo parlando di uno dei più vecchi strumenti di scambio di messaggi digitali e - nonostante la rapida diffusione dell'instant messaging (in particolare WhatsApp e Facebook) - ancor oggi uno dei più usati. Non sempre nel modo migliore però.

Il problema: le caos-list

Quello che succede nella pratica è che qualche volenteroso (insegnante o rappresentante di classe) raccoglie gli indirizzi dei genitori e invia un primo messaggio a tutti. Da quel momento, gli indirizzi iniziano a circolare all'impazzata e ognuno li utilizza come crede: i più precisi li salvano in una raccolta all'interno della propria rubrica per poterli riusare successivamente, altri ripescano un vecchio messaggio e fanno "rispondi a tutti", oppure copiano-e-incollano senza pietà intere liste di destinatari. È l'inizio del caos: indirizzi mal trascritti di genitori che mai riceveranno un messaggio, persone inizialmente non comprese nella lista che chiedono disperatamente di essere incluse nel giro delle comunicazioni, genitori che implorano di essere tolti "tanto le legge mia moglie/mio marito" o perché "basta messaggi! Sono dell'altra classe!".

Si può fare meglio? Sì, ci vuole poco ed è un ottimo esercizio digitale per l'acquisizione di competenze rilevanti, che l'esperienza mi dimostra quotidianamente non essere sufficientemente diffuse. Diciamocelo, se non sappiamo utilizzare bene la posta elettronica per comunicare in un gruppo, dove pensiamo di andare?

La soluzione al problema

Per evitare la caos-list, sarebbe bene creare una lista di distribuzione, meglio nota come mailing list. "Ma è quello che ho fatto!" rispondono alcuni; "ho già salvato tutti gli indirizzi in una lista nella mia posta!!".
Eh no, qui sta il busillis: ognuno può creare delle raccolte di indirizzi nella propria rubrica, ma (a) non tutti - anzi molto pochi - lo fanno e (b) c'è il rischio e quasi la certezza che le liste create nelle varie rubriche siano differenti (errori, dimenticanze, aggiunte o rimozioni successive). La differenza fra una raccolta di indirizzi all'interno della propria rubrica e una vera mailing list è che la mailing list è condivisa fra tutti e non risiede su un computer privato o in un qualche account di posta elettronica.

Ok, ma allora dove "risiede"? E - per chi vuole andare al sodo: come funziona? Chi e come può crearla? Vediamo una cosa alla volta.

Dove risiede una mailing list?

Chiedersi dove stanno le cose (i dati, le informazioni) è un ottimo esercizio digitale. Dove risiedono le email del mio account Gmail? E la canzone che sto ascoltando? Dov'è l'ebook che sto leggendo e dove viene memorizzato il segnalibro che ho appena messo? Siamo nell'era del cloud, e quindi non dovrebbe essere una sorpresa il fatto che una mailing list è un servizio in rete, e come tale è fornito da un provider. Ciò significa che la nostra mailing list non sta sul PC del rappresentante di classe ma risiede sui server di un provider. Semplificando, si può dire "sta su Internet".

Quindi, per creare una mailing list bisogna prima scegliere un provider che ci metta a disposizione il servizio, possibilmente gratuito. E naturalmente ce ne sono, ne citerò alcuni dopo. Individuato il provider, qualcuno che viene eletto o si auto-elegge a amministratore (il rappresentante di classe? l'insegnante? il genitore smanettone?) deve creare la lista e fare in modo che chi lo desidera possa iscriversi.

Come funziona una mailing list?

Il principio è davvero semplice: viene creato un unico indirizzo di riferimento, ad esempio: sezioneascuolaprimaria@providerdimailinglist.com al quale viene associata la lista di indirizzi (tutti i genitori e gli insegnanti, ad esempio). Inviando un messaggio a quell'indirizzo (uno solo), il messaggio viene propagato a tutti gli indirizzi associati. Stop. Comodissimo. Basta memorizzare un indirizzo, uno soltanto, e comunichiamo con tutti.

E per rispondere a un messaggio? È la stessa cosa: basta rispondere a quell'indirizzo, e la risposta arriverà a tutti (attenzione quindi: succede che a volte si desidera rispondere a uno soltanto, e non a tutti: allora bisognerà togliere dai destinatari l'indirizzo della mailing list e sostituire quello del destinatario del messaggio privato).

Le mailing list hanno anche altri pregi: è possibile aggiungere o eliminare via via gli indirizzi mantenendo la lista ordinata per tutti, ogni utente è libero di cancellarsi (di solito in fondo ad ogni messaggio c'è un link che spiega come fare) o di modificare le proprie preferenze di ricezione dei messaggi. Non sempre invece è possibile iscriversi liberamente ad una mailing list. Si tratta spesso di liste private (come dovrebbe essere una lista di classe), alle quali si accede su invito o perché si è inseriti direttamente dall'amministratore.

Ho capito, ma come si crea una mailing list?

I passi sono questi.

  1. Individuare un amministratore. Banale, ma ci vuole qualcuno che lo fa e che si prenda in carico la cosa. Non è un lavoro lungo, insegnanti non scoraggiatevi e provateci! Altrimenti, c'è sempre un genitore tecnologico a portata di mano.
     
  2. Raccogliere gli indirizzi email, possibilmente già in formato elettronico (nelle liste scritte a mano si annidano sempre errori).
     
  3. Selezionare il provider che ospiterà la nostra mailing list. Le soluzioni più a portata di mano sono due: Google Gruppi e Yahoo Gruppi. In entrambi i casi, si tratta di servizi che offrono anche altre funzionalità, ma il consiglio è quello di iniziare a usare la mailing list e poi eventualmente scoprire il resto. Va detto anche che, se la scuola è ben organizzata dal punto di vista informatico e dispone di competenze e server adeguati, è possibile implementare un servizio di mailing list indipendente. Se poi non vi piacciono i colossi hi-tech come Google e Yahoo, potete provare con provider alternativi, come questo. Ringrazio chi vorrà segnalare altri nomi.
     
  4. Decidere un indirizzo per la mailing list. Il vostro indirizzo sarà del tipo xyz@googlegroups.it se avete scelto Google oppure xyz@yahoogroups.com per Yahoo. Mi raccomando non scegliete un indirizzo che poi dovete cambiare l'anno successivo (es classeprima@...)!
     
  5. Creare il gruppo, inserendo le informazioni di base (nome, indirizzo, descrizione) e decidendo le impostazioni relative alla privacy del gruppo, ovvero: chi può vedere i messaggi, chi può iscriversi, se il gruppo è visibile sul Web. Va da sé che la scelta più logica per un gruppo di insegnanti e genitori è quella di creare una lista chiusa, in cui l'iscrizione sia controllata e i messaggi siano visibili ai soli membri del gruppo.

    - Per Google, potete seguire queste indicazioni di base. Per creare un gruppo su Google, è necessario avere un account su Google (che naturalmente vi verrà richiesto quando provate a creare la lista). Ricordatevi di selezionare "Mailing list" come tipo di gruppo (è comunque l'opzione di default) e di selezionare "Solo utenti invitati" in corrispondenza di "Unisciti al gruppo".
    - Per Yahoo partite da qui. Anche in questo caso è necessario avere un account Yahoo. Per quel che riguarda la privacy, optare per un gruppo "con restrizioni" o "privato"
    *Importante: solo l'amministratore deve avere un indirizzo Google o Yahoo. Gli altri potranno tranquillamente iscriversi con il proprio indirizzo di posta elettronica.
     
  6. Impostare le opzioni principali. In entrambi i casi ci sono diverse cose che si possono scegliere, ma ce ne sono almeno due che vi semplificheranno la vita.

    - Impostare un prefisso per i messaggi, che comparirà in ogni messaggio prima dell'oggetto, in modo che siano facilmente riconoscibili e filtrabili per chi li riceve.
    - Verificare e impostare il testo che compare in calce a tutti i messaggi, che dovrebbe sempre contenere almeno le istruzioni per gestire lo stato di iscrizione e per cancellarsi dal gruppo.
    *Qui i link alle istruzioni per modificare il prefisso e il testo a piè di pagina in Google Gruppi e a quelle per Yahoo Gruppi.
     
  7. Iscrivere gli utenti alla lista. L'iscrizione degli utenti può avvenire in due modi: o l'amministratore li iscrive "di diritto" oppure invia una mail di invito, chiedendo all'utente un consenso esplicito all'inserimento nella lista. Su Google Gruppi le due funzioni di iscrizione sono distinte ("invita membri" "aggiungi membri", attenzione al massimo 10 per volta), mentre su Yahoo c'è solo la possibilità di invitare. Spedendo l'invito, potremo specificare un messaggio informativo che verrà aggiunto alle istruzioni per completare l'iscrizione. Consiglio: prima di procedere con tutta la classe, fate una prova con un numero ristretto di indirizzi per rendervi conto di come funziona.
     
  8. Inviare un messaggio di benvenuto. Dopo aver effettuato l'iscrizione (e atteso uno o due giorni per dare il tempo agli invitati di accettare l'invito), mandate un messaggio di benvenuto. Serve a verificare che tutto sia andato a posto (naturalmente nel frattempo potete vedere nel pannello di controllo del gruppo chi si è effettivamente iscritto) e anche a inviare qualche informazione di base. Ad esempio, potete allegare l'indirizzario della classe, spiegare come funziona la lista e dare consigli e regole sul suo utilizzo.

A questo punto la mailing list è attiva. Sarà sempre possibile in ogni momento aggiungere o togliere membri, ma sarà un compito dell'amministratore, gli altri non dovranno più preoccuparsi di tenere aggiornato l'indirizzario e - cosa che forse è la più importante - abbiamo creato un punto di riferimento, unico per tutti, riconoscibile, facilmente accessibile e utilizzabile.

Una mailing list - oltre che uno strumento semplice e di grande praticità - è un'ottima palestra per sviluppare in modo inclusivo una competenza digitale di base, quella della comunicazione in rete. Anche se l'utilizzo della posta elettronica è diffusissimo, sono in realtà poche le persone abituate a condividere messaggi strutturati con un gruppo, e ancora meno quelle che scrivono seguendo criteri di base che facilitano la comprensione dei messaggi. La cosiddetta netiquette - un insieme di buone pratiche che disciplinano la comunicazione in rete esiste da quando è nato il Web - è spesso disattesa; e non si tratta di un problema "digitale", ma di comunicazione tout court. Insegnante, almeno tu! Non puoi permetterti di mandare un'email con un oggetto incomprensibile; non devi replicare a un messaggio con un contenuto che riguarda un argomento diverso! Provaci, la mailing list ti attende.

Alternative?

Ce ne sono, certo. La mailing list è lo strumento più semplice e probabilmente quello che riesce a raggiungere il numero maggiore di famiglie. Ed è una buona base sulla quale costruire una rete di classe. Ci sarà chi opta per i social media, ma va detto che mentre tutti hanno un indirizzo di posta elettronica non è detto che tutti (soprattutto gli insegnanti, direi) abbiano o desiderino usare Facebook per comunicare con i genitori. WhatsApp è molto diffuso, ma non si adatta ad una comunicazione strutturata e all'invio di messaggi corposi.

La disponibilità di un canale di comunicazione scuola-famiglia è anche una funzionalità tipica delle piattaforme scolastiche e dei registri elettronici, che molto spesso includono o possono fare le veci delle mailing list. Però, dobbiamo essere fortunati ad essere in una scuola che ha attivato una piattaforma e ancora più fortunati ad avere qualcuno che l'ha configurata per gestire la comunicazione con le famiglie. Nel frattempo... fatevi la vostra mailing list!

________________________________________________________________________________________________

Una nota su WhatsApp. Per chi è avvezzo a WhatsApp, è utile capire che la creazione di un gruppo Whatsapp è più simile alla creazione di una mailing list di quanto non lo sia creare un gruppo di indirizzi nella nostra rubrica di posta elettronica. Come una mailing list, un gruppo WhatsApp ha un nome (un "indirizzo") unico e più amministratori, cosa che non accade se creiamo semplicemente una collezione di indirizzi nella rubrica dell'email.

Condividi:

Commenti

Solo gli utenti registrati possono scrivere commenti.
Entra in Giunti Scuola